Сертификация ISO 9001 в Узбекистане и Казахстане: как подготовиться без лишней бумаги

Зачем компаниям в Центральной Азии ISO 9001

ISO 9001:2015 устанавливает требования к системе менеджмента качества (СМК). Это самый распространенный стандарт систем менеджмента в мире, и его знают закупщики практически во всех странах. Для производителей, строительных компаний, логистов, IT-интеграторов и поставщиков услуг из Узбекистана и Казахстана сертификат решает несколько задач одновременно.

Во-первых, экспорт. Европейские, турецкие, российские, китайские и ближневосточные покупатели часто включают ISO 9001 в требования к поставщику или в анкету квалификации. Во-вторых, закупки крупных компаний: нефтегазовые, горнодобывающие, энергетические и телекоммуникационные операторы обычно оценивают систему качества подрядчика. В-третьих, внутренний порядок: растущей компании нужны понятные процессы, ответственность и данные для решений, и стандарт дает для этого рамку.

Сертификация добровольная. Но если заказчик требует ее в условиях закупки, без сертификата вы просто не пройдете квалификацию. Уточняйте требования конкретного заказчика: иногда он указывает, каким органом должен быть выдан сертификат или чьей аккредитацией он должен быть подтвержден.

Национальные стандарты и признание сертификатов

И Узбекистан, и Казахстан принимают ISO 9001 в качестве национального стандарта: в Узбекистане с обозначением O'z DSt, в Казахстане СТ РК. Содержание идентично международному стандарту, но обозначение и год принятия национальной версии могут отличаться. Если в тендерной документации указан национальный стандарт, уточните у заказчика, принимает ли он сертификат по международной редакции ISO 9001:2015, и наоборот.

В обеих странах работают местные органы по сертификации, аккредитованные национальными органами по аккредитации, а также представительства международных органов с иностранной аккредитацией. Ключевой вопрос для экспортера: признают ли ваш сертификат иностранные покупатели. Обычно это проще, если аккредитующий орган участвует в многосторонних соглашениях о признании в рамках IAF и сертификат можно найти в базе IAF CertSearch.

Отдельно обратите внимание на изменение 2024 года. Поправка ISO 9001:2015/Amd 1:2024 добавила в пункты 4.1 и 4.2 требование учитывать, является ли изменение климата актуальным вопросом для организации и ее заинтересованных сторон. Аудиторы уже проверяют это требование. Кроме того, ведется пересмотр самого стандарта; после выхода новой редакции будет установлен переходный период, поэтому следите за информацией на iso.org и у своего органа по сертификации.

Что на самом деле требует ISO 9001

Стандарт не диктует, как делать продукцию или оказывать услуги. Он требует, чтобы организация управляла своими процессами так, чтобы стабильно выполнять требования клиентов и законодательства и повышать удовлетворенность клиентов. Обязательны разделы 4-10:

• 4. Контекст: внутренние и внешние факторы, заинтересованные стороны, область применения СМК, процессы и их взаимодействие.
• 5. Лидерство: ответственность высшего руководства, политика в области качества, ориентация на клиента, роли и полномочия.
• 6. Планирование: риски и возможности, измеримые цели в области качества, планирование изменений.
• 7. Поддержка: ресурсы, инфраструктура, калибровка средств измерений, компетентность, осведомленность, документированная информация.
• 8. Деятельность: требования к продукции и услугам, проектирование (если применимо), контроль внешних поставщиков, производство и оказание услуг, выпуск продукции, управление несоответствующей продукцией.
• 9. Оценка результатов: мониторинг удовлетворенности клиентов, анализ данных, внутренний аудит, анализ со стороны руководства.
• 10. Улучшение: несоответствия, корректирующие действия, постоянное улучшение.

Пошаговая подготовка к сертификации

Последовательность работ мало зависит от страны, но ее соблюдение экономит время и деньги.

• Самооценка по разделам 4-10: что уже работает, что работает без записей, чего нет совсем.
• Определение области применения: какие площадки, продукция и услуги входят в сертификацию. Исключения допустимы, только если требование действительно неприменимо, например проектирование у компании, которая производит строго по чертежам заказчика.
• Карта процессов: продажи, закупки, производство или оказание услуг, контроль качества, склад, сервис. Для каждого процесса владелец, входы, выходы и показатели.
• Политика и цели в области качества с конкретными показателями: доля рекламаций, своевременность поставок, процент брака.
• Описание ключевых процедур в объеме, достаточном для стабильной работы. Стандарт не требует «руководства по качеству» и шести обязательных процедур, как в старой версии 2008 года.
• Сбор записей в течение нескольких месяцев работы: оценки поставщиков, протоколы контроля, записи об обучении, жалобы клиентов и их разбор.
• Внутренний аудит всех процессов и анализ со стороны руководства.
• Выбор органа по сертификации и аудит в два этапа.

Как проходит сертификационный аудит

Этап 1 обычно посвящен проверке документации, области применения и готовности. Аудитор смотрит, есть ли политика и цели, проведены ли внутренний аудит и анализ со стороны руководства, понятны ли процессы. По итогам он указывает на проблемы, которые нужно решить до этапа 2.

Этап 2 проходит на площадке. Аудитор проходит по процессам, беседует с сотрудниками на разных уровнях и проверяет записи выборочно. Например, он может взять три последних договора и проследить их от анализа требований клиента до отгрузки и оплаты, попросить показать оценку конкретного поставщика, проверить, откалиброван ли измерительный прибор на участке контроля и как разбиралась последняя рекламация.

Найденные несоответствия делятся на значительные и незначительные. По значительным потребуется устранение и подтверждение до решения о сертификации, по незначительным обычно достаточно плана корректирующих действий. Сертификат выдается на три года с ежегодными надзорными аудитами.

Акценты для производства, строительства и услуг

Требования стандарта одинаковы для всех, но аудитор смотрит на то, что критично именно для вашего бизнеса. Для производственной компании это входной контроль сырья, прослеживаемость партий, калибровка средств измерений, управление несоответствующей продукцией и разбор брака. Аудитор почти наверняка попросит показать изолятор брака или запись о том, как поступили с несоответствующей партией.

Для строительных и монтажных компаний ключевыми становятся анализ требований договора и проектной документации, контроль субподрядчиков, исполнительная документация, приемка скрытых работ и управление изменениями по ходу проекта. Часто именно субподрядчики оказываются слабым местом: их выбирают по цене, а качество работ оценивают только при сдаче объекта.

Для сервисных и IT-компаний акцент смещается на анализ требований клиента, управление проектами и изменениями, компетентность персонала, обратную связь и измерение удовлетворенности. Пункт 8.3 о проектировании и разработке для них обычно применим полностью, если компания сама разрабатывает решения, и исключать его без оснований не стоит.

Для всех без исключения важен контроль внешних поставщиков по пункту 8.4: критерии выбора, оценка результатов и переоценка. Простая таблица с ежегодной оценкой по срокам, качеству и реакции на претензии уже закрывает основную часть требования.

Ошибки, которые обходятся дороже всего

Главная ошибка в регионе связана с «сертификатом без системы». Компания покупает шаблонный пакет документов, сотрудники о нем не знают, а сертификат выдает орган без признанной аккредитации. Такой сертификат может не принять иностранный покупатель или крупный заказчик, который проверяет поставщиков всерьез. А если заказчик проведет собственный аудит поставщика, расхождения между документами и практикой станут очевидны.

Другие типичные проблемы: цели в области качества без цифр; отсутствие анализа удовлетворенности клиентов, кроме «жалоб нет»; оценка поставщиков, которая проводится только при первом выборе; корректирующие действия, которые устраняют следствие, а не причину; руководство, которое делегирует все «менеджеру по качеству» и не участвует в анализе системы; калибровка средств измерений, о которой вспоминают перед аудитом.

Наконец, многие компании недооценивают надзорные аудиты. Сертификат получен, ответственный за качество уволился, внутренний аудит за год не проводился, и через двенадцать месяцев аудитор находит значительное несоответствие. Закрепите ежегодный план внутренних аудитов и дату анализа со стороны руководства в календаре сразу после сертификации.

Как сделать систему полезной, а не бумажной

Лучший тест для СМК прост: помогает ли она руководителю принимать решения. Если на ежемесячном совещании обсуждаются показатели процессов, причины рекламаций и задержек, результаты оценки поставщиков, значит система работает. Если документы открывают только перед аудитом, сертификат будет постоянным источником стресса.

Несколько практических приемов: используйте существующие инструменты вместо новых журналов, например учетную систему для регистрации несоответствий; ограничьте документацию тем, что реально нужно сотрудникам; вовлекайте руководителей участков в внутренний аудит соседних процессов; начинайте анализ со стороны руководства с данных, а не с формального отчета.

Если вы хотите понять, с какой точки начинаете, бесплатная самооценка на baltum.ai покажет готовность к ISO 9001 по каждому разделу и подскажет, какие шаги сделать первыми.

Статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. baltum.ai — независимое программное обеспечение, а не орган по сертификации.